POLITIQUE DE CONSERVATION DES DONNÉE

Cette politique et le calendrier ont été mis en place pour s’assurer que les données personnelles ne soient conservées que pour la durée nécessaire et dans le but pour lesquelles elles ont été confiées à l’organisation.

Cette politique garantit le respect des données personnelles des employés, clients, fournisseurs et prestataires extérieurs, passés et actuels et toute autre personne non définie dans un groupe ci-dessus.

Cette politique prend en compte les risques relatifs à la gestion des bases de données et a pour objectif d’éviter la perte des données personnelles.

Les employés sont tenus de bien comprendre les délais de conservation indiqués ci-dessous.

Catégorie de données personnelles

Éléments de données personnelles

Période de conservation

Données liées au recrutement

Cela peut inclure : coordonnées, date de naissance, curriculum vitae, formation et diplômes, référents, comptes-rendus d’entretiens, éléments médicaux en relation avec l’activité professionnelle (pas de données médicales), documents connexes.

Freefoam Plastics conserve les informations d’une personne ayant postulé à un emploi au sein de la société pendant 18 mois.

Ce délai débute à la date où le poste est pourvu.

Conditions d'emploi

Cela peut inclure des données personnelles contenues dans le contrat de travail et toute la documentation connexe.

Freefoam Plastics conserve tous les documents contractuels et connexes pour la durée de l'emploi et pendant 8 ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle le contrat de travail a été interrompu.

Enregistrement du temps de travail

Cela inclura des détails concernant les heures de travail hebdomadaires, congé annuel et jours fériés, pauses, numéros PPS, énoncé des fonctions, nom et adresse de chaque employé, copie du contrat de travail, une copie de toute information donnée concernant les heures d’embauche, fin de journée ou temps de pause, ou concernant les heures supplémentaires.

La loi de 1997 sur l'organisation du temps de travail et les règlements connexes (Irlande) prévoit que les registres de temps de travail doivent être conservés pendant au moins trois ans.

 

Freefoam Plastics conservera les informations pendant 8 ans à compter de la date de la résiliation ou de l'expiration du contrat.

Fiches de paie, paie et dossiers fiscaux

Cela comprendra les informations sur les rémunérations, les tranches d'imposition et les informations fiscales, les PRSI, les bandes USC et autres transactions effectuées dans le traitement de la paie. En outre, la conservation du nom, adresse, numéro PPS, date de naissance et toute information relative à la retraite.

Pour se conformer aux exigences fiscales, de HMRC et d'autres impôts dans toutes les juridictions, tous les dossiers de paye et d'impôt des employés seront conservés pendant 8 ans à partir de la fin de l'exercice après la résiliation, ou à la fin de toute enquête par l’administration fiscale ou équivalent.

Dossiers de permis d'emploi

Ceux-ci incluront la durée de l'emploi, les détails de la rémunération, les détails du permis de travail, les informations de passeport.

Ceux-ci doivent être conservés pendant au moins 5 ans et seront donc conservés pendant 8 ans après la fin de l'année au cours de laquelle est intervenue la résiliation ou l'expiration du contrat.

Dossiers de congé parental, cas de force majeure, dossiers de congé de paternité et dossiers de congé de soignants

Ceux-ci peuvent inclure des détails concernant le début du congé, la durée du congé, avis, signatures d'employés et autres documents relatifs aux enfants comme le certificat de naissance comme preuve de l’âge ou d'autres informations.

La législation requiert que ces informations soient conservées pendant 8 ans.

Dossiers des employés de moins de 18 ans

Cela peut inclure des copies de certificats de naissance, des permissions écrites du parent / tuteur, nom, date de naissance, heures de début et de fin ou travail, détails de paye.

Freefoam Plastics conservera cette information pendant trois ans en conformité avec la loi de 1996 sur la protection des jeunes (emploi) (Irlande).

Dossiers médicaux

Ceux-ci peuvent inclure des certificats de congé de maladie et des évaluations de santé au travail

Freefoam Plastics conservera les dossiers pendant 8 ans à compter de l'expiration ou de la cessation d'emploi. Ceux-ci continueront à être traités avec la plus grande sécurité et confidentialité.

Email et utilisation d'Internet

Cela peut inclure les emails stockés dans la boîte mail d’un employé ou un dossier de la boîte mail. Cela peut comprendre également les éléments relatifs à l’historique de navigation.

 

 

 

 

Ces données sont conservées indéfiniment tant que la relation de travail existe, et conservées dans le cas où elles seraient nécessaires à l’entreprise. Cependant, l'accès est limité aux plus hauts niveaux de l'organisation et stockées dans l’ERP de l’entreprise avec accès restreint.

Informations sur le fournisseur

Cela peut inclure, adresses, et échanges d'informations, emails échangés, dossier de crédit avec la société, enregistrement de contact avec Freefoam, coordonnées bancaires et factures (factures, relevés, infos de bons de commande, bons de livraison, notes de crédit, etc.)

Ces données sont conservées indéfiniment tant que la relation de travail existe, et conservées dans le cas où elles seraient nécessaires à l’entreprise. Cependant, l'accès est limité aux plus hauts niveaux de l'organisation et stockées dans l’ERP de l’entreprise avec accès restreint.

Informations client

Cela peut inclure les noms, adresses et coordonnées, informations de prise de contact, les e-mails échangés, dossier de crédit avec la société, l'enregistrement du contact avec Freefoam, les coordonnées bancaires et documents relatifs aux comptes (factures, relevés, infos de bons de commande, bons de livraison, notes de crédit, etc.)

Ces données sont conservées indéfiniment tant que la relation de travail existe, et conservées dans le cas où elles seraient nécessaires à l’entreprise. Cependant, l'accès est limité aux plus hauts niveaux de l'organisation et stockées dans l’ERP de l’entreprise avec accès restreint.

Informations clients prospects

Cela inclut les adresses e-mail des personnes qui s’inscrivent dans le but de recevoir des informations relatives aux gammes produits, nouveautés, via notre site Internet, ou demander des échantillons en utilisant notre formulaire de demande en ligne.

Ces données sont conservées indéfiniment, mais seulement utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été fournies, à savoir fournir des informations relatives aux gammes produits, nouveautés ou assurer le suivi par e-mail et / ou appel téléphonique de l’envoi des échantillons demandés.

 

Toutes les périodes de conservation indiquées ci-dessus sont soumises à la protection des données principes applicables aux données personnelles contenues dans les dossiers.

Prolongation des périodes de conservation :

Les périodes de conservation indiquées ci-dessus peuvent être prolongées en cas de circonstances exceptionnelles, notamment lorsque les dossiers sont tenus par la défense contre les réclamations juridiques de l'organisation prises à son encontre ou à la réception des conseils appropriés.

Sécurité des données

Freefoam Plastics prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les méthodes de sécurité sont en place pour protéger la confidentialité des données qui seraient détruites conformément à cette politique de rétention.

 

Tous les papiers contenant des données et destinés à la destruction sont préalablement déchiquetés.

Toutes les données contenues sur support informatique sont détruites uniquement par une personne dûment habilitée et possédant les niveaux d’accès nécessaires. Elle devra s’assurer que les données sont définitivement détruites et ne peuvent pas être récupérées.

Toutes les données de nos systèmes - système de gestion des ressources humaines, système ERP et systèmes de paie sont détruites uniquement par une personne dûment habilitée et possédant les niveaux d’accès nécessaires. Elle devra s’assurer que les données sont définitivement détruites et ne peuvent pas être récupérées.

 

Révision de la politique

La révision de la politique de rétention des données aura lieu quand nécessaire pour prendre en compte des modifications législatives, ou son usage en pratique.

Le premier examen de la politique de rétention aura lieu après deux années de fonctionnement, à moins que certaines circonstances indiquent qu’elle doive être révisée plus tôt.

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