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Catégorie de données personnelles
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Éléments de données personnelles
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Période de conservation
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Données liées au recrutement
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Cela peut inclure : coordonnées, date de naissance, curriculum vitae, formation et diplômes, référents, comptes-rendus d’entretiens, éléments médicaux en relation avec l’activité professionnelle (pas de données médicales), documents connexes.
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Freefoam Plastics conserve les informations d’une personne ayant postulé à un emploi au sein de la société pendant 18 mois.
Ce délai débute à la date où le poste est pourvu.
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Conditions d'emploi
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Cela peut inclure des données personnelles contenues dans le contrat de travail et toute la documentation connexe.
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Freefoam Plastics conserve tous les documents contractuels et connexes pour la durée de l'emploi et pendant 8 ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle le contrat de travail a été interrompu.
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Enregistrement du temps de travail
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Cela inclura des détails concernant les heures de travail hebdomadaires, congé annuel et jours fériés, pauses, numéros PPS, énoncé des fonctions, nom et adresse de chaque employé, copie du contrat de travail, une copie de toute information donnée concernant les heures d’embauche, fin de journée ou temps de pause, ou concernant les heures supplémentaires.
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La loi de 1997 sur l'organisation du temps de travail et les règlements connexes (Irlande) prévoit que les registres de temps de travail doivent être conservés pendant au moins trois ans.
Freefoam Plastics conservera les informations pendant 8 ans à compter de la date de la résiliation ou de l'expiration du contrat.
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Fiches de paie, paie et dossiers fiscaux
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Cela comprendra les informations sur les rémunérations, les tranches d'imposition et les informations fiscales, les PRSI, les bandes USC et autres transactions effectuées dans le traitement de la paie. En outre, la conservation du nom, adresse, numéro PPS, date de naissance et toute information relative à la retraite.
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Pour se conformer aux exigences fiscales, de HMRC et d'autres impôts dans toutes les juridictions, tous les dossiers de paye et d'impôt des employés seront conservés pendant 8 ans à partir de la fin de l'exercice après la résiliation, ou à la fin de toute enquête par l’administration fiscale ou équivalent.
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Dossiers de permis d'emploi
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Ceux-ci incluront la durée de l'emploi, les détails de la rémunération, les détails du permis de travail, les informations de passeport.
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Ceux-ci doivent être conservés pendant au moins 5 ans et seront donc conservés pendant 8 ans après la fin de l'année au cours de laquelle est intervenue la résiliation ou l'expiration du contrat.
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Dossiers de congé parental, cas de force majeure, dossiers de congé de paternité et dossiers de congé de soignants
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Ceux-ci peuvent inclure des détails concernant le début du congé, la durée du congé, avis, signatures d'employés et autres documents relatifs aux enfants comme le certificat de naissance comme preuve de l’âge ou d'autres informations.
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La législation requiert que ces informations soient conservées pendant 8 ans.
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Dossiers des employés de moins de 18 ans
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Cela peut inclure des copies de certificats de naissance, des permissions écrites du parent / tuteur, nom, date de naissance, heures de début et de fin ou travail, détails de paye.
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Freefoam Plastics conservera cette information pendant trois ans en conformité avec la loi de 1996 sur la protection des jeunes (emploi) (Irlande).
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Dossiers médicaux
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Ceux-ci peuvent inclure des certificats de congé de maladie et des évaluations de santé au travail
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Freefoam Plastics conservera les dossiers pendant 8 ans à compter de l'expiration ou de la cessation d'emploi. Ceux-ci continueront à être traités avec la plus grande sécurité et confidentialité.
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Email et utilisation d'Internet
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Cela peut inclure les emails stockés dans la boîte mail d’un employé ou un dossier de la boîte mail. Cela peut comprendre également les éléments relatifs à l’historique de navigation.
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Ces données sont conservées indéfiniment tant que la relation de travail existe, et conservées dans le cas où elles seraient nécessaires à l’entreprise. Cependant, l'accès est limité aux plus hauts niveaux de l'organisation et stockées dans l’ERP de l’entreprise avec accès restreint.
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Informations sur le fournisseur
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Cela peut inclure, adresses, et échanges d'informations, emails échangés, dossier de crédit avec la société, enregistrement de contact avec Freefoam, coordonnées bancaires et factures (factures, relevés, infos de bons de commande, bons de livraison, notes de crédit, etc.)
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Ces données sont conservées indéfiniment tant que la relation de travail existe, et conservées dans le cas où elles seraient nécessaires à l’entreprise. Cependant, l'accès est limité aux plus hauts niveaux de l'organisation et stockées dans l’ERP de l’entreprise avec accès restreint.
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Informations client
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Cela peut inclure les noms, adresses et coordonnées, informations de prise de contact, les e-mails échangés, dossier de crédit avec la société, l'enregistrement du contact avec Freefoam, les coordonnées bancaires et documents relatifs aux comptes (factures, relevés, infos de bons de commande, bons de livraison, notes de crédit, etc.)
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Ces données sont conservées indéfiniment tant que la relation de travail existe, et conservées dans le cas où elles seraient nécessaires à l’entreprise. Cependant, l'accès est limité aux plus hauts niveaux de l'organisation et stockées dans l’ERP de l’entreprise avec accès restreint.
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Informations clients prospects
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Cela inclut les adresses e-mail des personnes qui s’inscrivent dans le but de recevoir des informations relatives aux gammes produits, nouveautés, via notre site Internet, ou demander des échantillons en utilisant notre formulaire de demande en ligne.
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Ces données sont conservées indéfiniment, mais seulement utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été fournies, à savoir fournir des informations relatives aux gammes produits, nouveautés ou assurer le suivi par e-mail et / ou appel téléphonique de l’envoi des échantillons demandés.
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