POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

Notre engagement

Le règlement général sur la protection des données et les lois sur la protection des données 1988-2018 s'appliquent au traitement des données à caractère personnel. Freefoam Plastics s'engage à respecter ses obligations légales.

Freefoam Plastics recueille et traite les données personnelles relatives à ses employés, fournisseurs, clients, et sous-traitants toute personne en relation avec l’entreprise dans le cadre de son activité. Ces données personnelles peuvent être collectées dans diverses circonstances, processus de recrutement, formation, prise de commandes, paiement, entretiens d’évaluation, service client, marketing, et pour protéger les intérêts légitimes de l'organisation. Pour plus d'informations concernant le traitement des données personnelles, se reporter à la documentation relative à la protection des données de l’entreprise (Annexes 1.2 et 3)

Cette politique concerne toute personne sur laquelle l’entreprise collecte des données. Cela peut inclure les employés actuels et anciens, les clients actuels et anciens, les fournisseurs actuels et anciens, les entrepreneurs actuels et anciens et toute autre personne qui ont, ou qui ont dans le passé, eu affaire avec la compagnie.

Le traitement des données comprend la collecte, l'enregistrement, le stockage, la modification, la divulgation, la destruction et la rétention.

Les données personnelles seront stockées de la manière suivante :

  1. Employés - sur la base de données RH et électronique de l'employé (TMS)
  2. Entrepreneurs - sur la base de données électronique RH (si l'accès est accepté) et sur le système ERP pour le traitement des paiements.
  3. Fournisseurs - sur le système ERP électronique pour les paiements
  4. Clients - sur le système ERP électronique pour les commandes et les paiements
  5. Les données pour les personnes en relation avec l'entreprise, mais non mentionnées dans les catégories ci-dessus. Les données recueillies seront traitées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été recueillis

Les données hautement sensibles, comme les données médicales, concernant l’employé seront stockées à l'endroit approprié généralement le dossier personnel. La société s’assurera que l’accès à ces données soit limité au personnel autorisé.

L’entreprise a mis en place des mesures de sécurité pour se prémunir de tout accès non autorisé. Ces mesures de sécurité comprennent :

  1. PC protégés par mot de passe
  2. Accès restreint protégé par mot de passe à tous les systèmes - Systèmes de paie, systèmes ERP et systèmes de gestion des ressources humaines. Il existe également des niveaux d'accès à ces systèmes (sauf la paie) pour s'assurer que seules les personnes autorisées puissent avoir accès aux données qu’elles ont l’autorisation de consulter.
  3. Les fichiers physiques sont conservés dans des armoires verrouillées dans des endroits protégés sous alarme la nuit.

Collecte et stockage des données pour les employés

Freefoam Plastiques traite des données pertinentes selon la nature ses employés en conformité avec ses obligations légales, pour effectuer certains processus pertinents son pour exécuter son contrat de travail, et si nécessaire, protéger les intérêts commerciaux et les droits des employés.

Nous veillerons à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux principes de protection des données, comme décrit dans le GDPR et les lois de protection des données.

Les données personnelles sont généralement fournies directement par l'employé concerné. Dans certaines circonstances, cependant, il sera nécessaire d'obtenir des données de la part de tierces parties, par exemple auprès d’employeurs précédents ou déclaration de revenus.

Les données personnelles collectées par la Société sont utilisées à des fins ordinaires de gestion des ressources humaines. Lorsque l’entreprise a besoin de collecter des informations dans un autre but, elle doit en informer l’employé. Dans le cas où le consentement de l’employé est nécessaire, l’entreprise le demandera.

Les employés sont tenus d’informer le service des Ressources Humaines de tout changement concernant leurs données personnelles, par exemple un changement d’adresse. Les managers et superviseurs dont tenus d’informer le service des ressources Humaines de tout changement

Nous nous efforçons de garantir que vos données personnelles soient à jour et exactes.

 

Collecte et stockage de données pour toutes les autres personnes

Freefoam Plastiques traite certaines données pertinentes selon la nature de la relation de certaines personnes en relation avec l’entreprise, en se conformant à ses obligations légales, et pour protéger les intérêts commerciaux de Freefoam.

Nous veillerons à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux principes de protection des données comme décrit dans le GDPR et les lois de protection des données.

Les données personnelles sont généralement fournies directement par la personne concernée. Les données personnelles collectées par la Société sont utilisées pour des motifs commerciaux – gestion de comptes, prise de commandes, facturation, gestion des paiements, fourniture de service client, etc.

Il sera exceptionnel que des données relatives aux clients, fournisseurs, entrepreneurs ou autres personnes qui interagissent avec Freefoam soient collectées auprès de tierces personnes. Dans le cas où votre consentement est nécessaire, l’entreprise le demandera.

Lorsque des données sont détenues sur une personne, cette personne est tenue d’en prévenir Freefoam si elles changent.

Nous nous engageons à garantir que vos données personnelles soient à jour et exactes.

 

Utilisation des centres de contact

Freefoam Plastics fait de temps en temps appel à des centres de contact pour entrer en relation avec ses clients à des fins de marketing.

Cette donnée demeure la propriété de Freefoam Plastics et est soumise aux directives présentées dans ce document et utilisées et protégées, conformément à GDPR.

 

Conservation des données

Freefoam Plastics est soumise à une obligation légale de conserver certaines données pour une durée déterminée. En outre, l'organisation devra les conserver afin de protéger ses intérêts légitimes. Pour de plus amples informations concernant les périodes pertinentes relatives aux périodes de conservation des données, les personnes doivent se référer à la politique de conservation des données, également disponible sur notre site Web.

 

Sécurité et divulgation des données

Freefoam Plastics prendra toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que toutes les mesures appropriées sont en place pour protéger la confidentialité à la fois des données informatiques et manuelles. Les mesures de sécurité seront réexaminées de temps en temps pour tenir compte de technologies disponibles, le coût et le risque de processus non autorisés.

Les employés doivent mettre en œuvre toutes les politiques et procédures de sécurité de l'organisation, par ex. l'utilisation de mots de passe informatiques, l'utilisation de mots de passe de systèmes, le verrouillage de classeurs, etc.

Les données personnelles sont stockées dans le département pertinent. Les fichiers HR sont normalement stockés dans le département des ressources humaines, les informations relatives aux fournisseurs au service achats, et le service financier peut stocker des informations relatives à tous les services.

Les employés qui ont accès à ces fichiers doivent s’assurer qu’ils les traitent de manière confidentielle. Les salariés travaillant dans ces services ou travaillant avec toute information personnelle, doivent traiter toute donnée personnelle qu’ils reçoivent avec confidentialité et ne doivent pas les divulguer sauf dans le cadre de leur mission au sein de l’entreprise.

Tous les employés auront accès à un certain nombre de données personnelles relatives à des collègues, des clients et d'autres tiers. Les employés doivent jouer leur rôle dans notre confidentialité. Par conséquent, tous les employés de Freefoam Plastics doivent respecter les principes de protection des données suivants :

  • Traiter les données de manière équitable, légale et transparente
  • Conserver les données uniquement à des fins spécifiées, explicites et légitimes
  • Traiter les données uniquement de manière compatible avec le but ou des buts pour lesquels elles ont été données
  • S’assurez-vous que les données soient exactes et à jour
  • S’assurer que les données soient adéquates, pertinentes et limitée à l’usage pour lesquelles elles ont été données
  • Conservez les données en toute sécurité
  • Ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire que le but pour lequel elles ont été données, et conformément à la politique de conservation des données de l'entreprise

Les employés ne doivent pas divulguer de données personnelles, sauf si nécessaire, ou en accord avec la loi. Ils ne doivent pas enlever ou détruire des données personnelles, sauf pour des raisons légitimes et avec l'autorisation de l'organisation.

Toute violation de la protection de l'objet et du licenciement est une faute grave et pourra conduire à des sanctions disciplinaires, incluant le licenciement.

Si des employés ont des doutes concernant leurs obligations, elles doivent contacter le directeur des finances, et / ou le directeur des ressources humaines. Ce sont les personnes au sein de Freefoam Plastics qui ont la responsabilité de la protection des données.

Nous reconnaissons que des violations peuvent se produire, par erreur ou par intention malveillante externe. Il est de la plus haute importance que le directeur des ressources humaines ou le directeur des finances en soient immédiatement dès qu'elles sont découvertes. Cela permettra à l'entreprise à son tour de remplir ses obligations statutaires et d'informer les personnes concernées de la défaillance et d’informer le bureau du commissaire à la protection des données si nécessaire.

 

Données médicales

Freefoam Plastics effectue des examens médicaux préalables à l'embauche dans le cadre du processus de recrutement. Les données médicales ne sont pas détenues par la société, seules les informations minimales et générales fournies par la médecine indiquant si un candidat est apte au travail, inapte au travail ou apte au travail avec restrictions et les restrictions seront listés. Ces informations seront conservées par l’entreprise.

Occasionnellement, il peut être nécessaire de consulter la médecine du travail pour obtenir un avis médical et tous les employés sont tenus par leur contrat de travail de s’y soumettre quand l’entreprise le demande. L'organisation peut recevoir certaines informations médicales, qui seront stockées de manière sécurisée avec le plus grand respect pour la confidentialité du document. L'organisation ne conserve pas les rapports médicaux sur les candidats à des emplois qui ne sont pas embauchés chez Freefoam plus longtemps qu’il n’est nécessaire et conformément à notre politique de conservation des données.

Les sauvegardes sont appliquées au traitement des données médicales. Celles-ci concernent :

  • Restrictions à l'accès pour prévenir la consultation, la modification, la divulgation ou l'effacement des données personnelles si elle n’est pas autorisée.

Tout est tout dirigé vers le directeur des ressources humaines uniquement, ou en cas d'absence de la direction des ressources humaines, à personne appropriée et pour des périodes limitées

  • Limites de temps strictes pour la destruction des données personnelles, conformément à notre politique de conservation des données
  • Une exigence selon laquelle les examens médicaux ne concernent que les médecins désignés

Les employés ont droit d’exiger d’avoir accès à leur dossier médical.  Les rapports que l'entreprise reçoit peut ne pas contenir toutes les informations que le médecin a reçues.

Si un employé souhaite avoir accès à son dossier médical, le salarié contactera le service des Ressources Humaines qui s’adressera au Médecin Conseil afin de demander les données. La décision finale revient au Médecin.

Les employés sont tenus de soumettre les avis d’arrêt maladie, conformément à la politique de gestion des salaires. Ceux-ci seront stockés par l'organisation, en ayant le plus grand respect pour leur confidentialité.

Freefoam n'aura aucune occasion de récolter des données médicales sur un client ou un fournisseur. En de rares occasions, des informations médicales peuvent être données Freefoam concernant un entrepreneur si cela est nécessaire pour s’assurer que sa sécurité ou sa santé soient respectées. Bien que recueillir ce type d’informations soit extrêmement rare, elles seraient traitées avec la même confidentialité que celles recueillies sur les employés.

 

Surveillance de courrier électronique

Freefoam Plastics fournit des services de courrier électronique et un accès à Internet. Afin de se protéger contre les risques liés au courrier électronique et à l’utilisation d’Internet, un dépistage est en place pour contrôler les emails et l’utilisation d’Internet. Les boîtes mail ne sont ouvertes :

  • Sur autorisation d’un manager dans les cas où le dépistage ou une plainte indique qu’une boîte mail spécifique peut contenir du matériel dangereux ou choquant
  • En cas de motif professionnel ou de l’intérêt légitime de l'organisation

Se référer à la politique d’utilisation des boîtes mail ou d’Internet pour plus de détails.

 

Surveillance téléphonique

Freefoam Plastics fournit un accès à la ligne téléphonique, à la fois sur le réseau interne de l'entreprise et par la fourniture de téléphones mobiles à certains membres du personnel. Gardez à l'esprit que ces données est la propriété de la société et bien qu'il n'y ait pas de dépistage automatisé ou d’enregistrement des appels actuellement en place à l’heure d’aujourd’hui.

Gardez à l'esprit également, que les téléphones mobiles peuvent avoir accès à Internet et aux e-mails. Leur usage soit se conformer aux politiques d'utilisation du courrier électronique et Internet de la Société.

 

Surveillance en circuit fermé

Freefoam Plastics dispose de plusieurs caméras en circuit fermé dans chacun de ses locaux - Center Park Road, Cork; Blackpool, Cork; Oranmore, Galway; Citywest, Dublin; Clonshaugh, Dublin et Northampton Royaume-Uni.

Ceci est nécessaire afin de protéger contre le vol et pour la sécurité du personnel et de la propriété de l'organisation.  L'accès au matériel enregistré sera strictement limité au personnel autorisé. L'organisation a le droit d'utiliser les informations obtenues à des fins disciplinaires ou de gestion de la performance. Veuillez-vous référer à la politique de CCTV pour plus de détails.

 

Responsable de la conformité GDPR

Freefoam Plastics a évalué les besoins de l'organisation, et la présence d’un responsable de la protection des données n’est pas nécessaire. A sa place, la Société a désigné Kevin O'Donovan, directeur des finances et Treasa Minihane, directeur des ressources humaines en tant que responsables de la surveillance pour s’assurer que l’entreprise gère le processus de gestion de ses données en restant conforme à la législation sur la protection des données.

Kevin O'Donovan et Treasa Minihane seront également responsables pour répondre à toutes les requêtes des employés, des clients, des fournisseurs, des entrepreneurs ou toutes autres personnes qui ont des préoccupations au sujet de la protection des données.

Toutes les demandes concernant les données personnelles peuvent être adressées à l’une ou l’autre de ces personnes ou envoyées par mail à [email protected].

Demandes d'accès

Les particuliers sont en droit de demander d’avoir accès aux informations détenues à leur sujet sur informatique ou tout autre dossier.

Dans la plupart des cas, Freefoam Plastics fournira ces données dans un délai d'un mois. Dans certains cas, en raison de la complexité de la demande ou le nombre de demandes traitées par l'organisation, le traitement des demandes peut nécessiter un délai de deux mois supplémentaires pour fournir ces données. La fourniture des données est gratuite.

 

La personne devra faire sa demande par écrit au Directeur des Finances ou au Directeur des Ressources Humaines, responsables de la gestion des données, et détaillant la nature des informations demandées. Les salariés ne peuvent avoir accès qu’aux informations les concernant, et il ne leur sera fourni aucune donnée concernant une tierce personne ou un autre employé

L’entreprise se réserve le droit de bloquer des informations relatives à une tierce personne ou de masquer son identité.

Les données concernant l’opinion d’une personne sur une autre seront fournies à moins qu’elles n’aient été données à titre confidentiel. Les personnes, y compris les employés, qui expriment des opinions sur d’autres employés dans le cadre de leur travail doivent garder à l’esprit que leur opinion peut être divulguées, suite à une demande d’accès, par exemple dans le cadre de l’évaluation de la performance.

Dans certaines circonstances, lorsque des exemptions pertinentes s'appliquent, certaines données personnelles peuvent n’être fournies à aucun employé. Un employé sera informé lorsque les données personnelles ne sont pas divulguées sur la base d'une telle exemption.

Un employé qui n’est pas satisfait des résultats de sa demande d’accès a la possibilité de d’avoir recours à la procédure de réclamation. Il peut également faire part de sa réclamation au Commissaire de la Protection des Données.

 

Droit d'Objection

Les personnes, y compris les employés, ont le droit de s’opposer à un traitement de données qui leur cause préjudice et / ou de corriger des données inexactes.

Si une telle opposition est justifiée, l'organisation cessera le traitement de la donnée à moins qu’elle n’ait un intérêt légitime à ne pas le faire. L’entreprise fera tous les efforts pour minimiser le préjudice causé à la personne.

Une objection doit être faite par écrit ou par mail ([email protected]) au directeur des finances et / ou le gestionnaire des ressources humaines, décrivant les données en question et le préjudice causé à l'employé.

Transmission de données en dehors de l'État

Comme l'organisation opère à travers l'Europe, il peut être nécessaire de transférer des données personnelles au sein de l'organisation. Cependant, tous les pays dans lesquels des données peuvent être transférées ont des lois de protection des données comparables.

 

 

 

 

Révision

Cette politique sera examinée de régulièrement pour prendre en compte les changements dans la loi et le retour d’expérience de la mise en œuvre de cette politique.

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